Dossier de domiciliation : conservation UEMOA
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Dossier de domiciliation : qui le conserve 10 ans dans l’UEMOA ?
Dans l’UEMOA, l’intermédiaire agréé domiciliataire, et non l’importateur dans le texte, conserve le dossier de domiciliation d’importation pendant dix ans. L’article 7 de l’Instruction BCEAO n°02-07-2025/RFE, entrée en vigueur le 1er août 2025, prévoit que ce dossier soit présenté, sur demande, aux autorités compétentes.
Points essentiels
- Dans l’UEMOA, la conservation pendant dix ans du dossier de domiciliation incombe à l’intermédiaire agréé domiciliataire.
- L’apurement intervient après le règlement intégral de l’importation et l’examen des pièces justificatives exigées.
- L’importateur gagne à conserver ses propres copies commerciales, douanières et de paiement, sans confondre cet archivage interne avec l’obligation réglementaire de l’intermédiaire agréé.
Qui doit conserver le dossier de domiciliation d’importation pendant dix ans dans l’UEMOA ?
Dans l’UEMOA, l’article 7 de l’Instruction BCEAO n°02-07-2025/RFE du 7 juillet 2025 impose à l’intermédiaire agréé domiciliataire de conserver le dossier de domiciliation pendant dix ans. Cette Instruction est entrée en vigueur le 1er août 2025 et s’applique aux importations de biens et de services domiciliées dans les États membres de l’UEMOA.
Réponse réglementaire : l’obligation de conservation pèse sur l’intermédiaire agréé domiciliataire
Un dossier de domiciliation est le dossier suivi par l’intermédiaire agréé qui traite la domiciliation, le règlement et l’apurement documentaire d’une importation. Au mois d’août 2026, l’article 7 de l’Instruction BCEAO n°02-07-2025/RFE prévoit que les dossiers soient conservés dix ans par cet intermédiaire agréé, après le traitement de l’opération.
La règle concerne les huit États membres de l’UEMOA : Bénin, Burkina Faso, Côte d’Ivoire, Guinée-Bissau, Mali, Niger, Sénégal et Togo. Le cadre réglementaire UEMOA ne doit pas être transposé à la CEMAC, au Nigeria, au Ghana ou au Maroc, qui relèvent de règles de change distinctes. Consulter l’Instruction BCEAO n°02-07-2025/RFE.
Pourquoi l’importateur ne doit pas confondre accès au dossier bancaire et archivage de ses propres pièces
L’article 7 de l’Instruction BCEAO n°02-07-2025/RFE ne formule pas une obligation identique de conservation décennale à la charge de l’importateur dans l’UEMOA. Cela ne signifie pas que l’entreprise peut se priver de ses propres copies : une facture, un document douanier ou une preuve de paiement peut rester nécessaire pour son suivi administratif, comptable, fiscal ou commercial.
Chez BankiPay, nous distinguons donc deux ensembles. Le dossier réglementaire conservé par l’intermédiaire agréé sert au suivi de la domiciliation et à sa présentation aux autorités. Le dossier interne de l’importateur sert à retrouver rapidement l’historique d’une commande, d’un règlement fournisseur et du dédouanement correspondant.
Autorités pouvant demander la communication du dossier
Au mois d’août 2026, l’article 7 de l’Instruction BCEAO n°02-07-2025/RFE indique que les dossiers conservés par l’intermédiaire agréé sont tenus, à leur demande, à la disposition de quatre autorités : la Structure chargée des Finances Extérieures, la Direction des Douanes, la BCEAO et la Commission Bancaire.
Le texte utilise l’intitulé général de « Structure chargée des Finances Extérieures ». Son organisation et son intitulé administratif peuvent varier d’un État membre de l’UEMOA à l’autre. Pour une demande ou un contrôle concernant votre entreprise, la banque domiciliataire et l’autorité compétente de votre pays restent les interlocuteurs à identifier.
À quel moment un dossier de domiciliation est-il apuré ?
Dans l’UEMOA, l’apurement est effectué par l’intermédiaire agréé domiciliataire après le règlement intégral de l’importation et sur la base des pièces justificatives requises. L’article 7 de l’Instruction BCEAO n°02-07-2025/RFE prévoit ensuite l’inscription de la mention « apuré » et de la date d’apurement dans le dossier et le répertoire concerné.
Définition : l’apurement est la clôture documentaire du dossier
L’apurement est la vérification documentaire qui permet à l’intermédiaire agréé domiciliataire de clôturer le suivi d’une importation domiciliée dans l’UEMOA. Selon l’article 7 de l’Instruction BCEAO n°02-07-2025/RFE, ce contrôle intervient après le règlement intégral des biens ou des services importés.
L’apurement ne se réduit donc pas à l’exécution d’un paiement fournisseur. Il relie le règlement aux justificatifs de l’importation. Dans notre approche des paiements internationaux, cette distinction aide à préparer les références et les documents qui pourront être demandés par l’intermédiaire agréé.
Pièces classées lors de l’apurement
Au mois d’août 2026, l’article 7 précise que l’apurement intervient sur la base des pièces justificatives visées aux articles 5 et 6 de l’Instruction, notamment la facture et l’attestation d’importation. Après le règlement intégral, l’intermédiaire agréé classe dans le dossier l’avis de débit relatif à l’opération ainsi qu’une copie du message financier de règlement, SWIFT ou autre, ou un document équivalent attestant la livraison des devises.
Un message financier SWIFT est un message utilisé dans les circuits bancaires pour transmettre ou attester une instruction de règlement. L’article 7 accepte aussi un document qui en tient lieu, à condition qu’il atteste la livraison des devises. Le texte ne permet pas d’affirmer qu’un type unique de preuve de paiement suffit dans toutes les situations.
Date d’apurement : ce qu’elle établit et ce que le texte ne précise pas
Dans l’UEMOA, la date d’apurement inscrite au dossier établit la date à laquelle l’intermédiaire agréé a porté la mention « apuré » sur le dossier et le répertoire des domiciliations. L’article 7 de l’Instruction BCEAO n°02-07-2025/RFE impose une conservation de dix ans, mais il ne précise pas expressément, dans sa rédaction, le point de départ technique du calcul de cette durée.
Pour une opération donnée, il est donc utile de demander à la banque domiciliataire ou à l’intermédiaire agréé la référence du dossier et la date d’apurement communiquée. Chez BankiPay, nous vous invitons à rapprocher ces références de vos propres pièces de paiement, sans les présenter comme un substitut au dossier conservé par l’intermédiaire agréé.
Quelles pièces l’importateur doit-il pouvoir retrouver pour une importation déjà réglée ?
Pour une importation déjà réglée dans l’UEMOA, l’importateur doit pouvoir retrouver les pièces commerciales, les justificatifs d’importation et les références de paiement liés à l’opération. L’article 7 de l’Instruction BCEAO n°02-07-2025/RFE réserve toutefois à l’intermédiaire agréé la conservation réglementaire du dossier de domiciliation pendant dix ans.
Distinguer le dossier de l’intermédiaire agréé et les copies de l’entreprise
La facture et l’attestation d’importation constituent des justificatifs cités par l’article 7 pour l’apurement d’une importation domiciliée dans l’UEMOA. L’avis de débit et le message financier de règlement, SWIFT ou équivalent, sont ensuite classés par l’intermédiaire agréé dans le dossier de domiciliation.
De son côté, l’entreprise peut organiser des copies administratives et commerciales par opération : bon de commande, facture proforma ou définitive, documents d’importation disponibles, preuve de paiement et correspondance utile avec le fournisseur. Cette organisation interne ne modifie ni les pièces demandées par l’intermédiaire agréé, ni les contrôles pouvant relever des Douanes ou de la Structure chargée des Finances Extérieures.
Pièces, rôle et détenteur habituel
| Pièce ou référence | Rôle dans l’apurement d’une importation domiciliée dans l’UEMOA | Détenteur habituel | Preuve ou repère associé |
|---|---|---|---|
| Facture | La facture fait partie des pièces justificatives citées à l’article 7 de l’Instruction BCEAO n°02-07-2025/RFE. | Importateur et intermédiaire agréé dans le dossier de domiciliation. | Numéro de facture, fournisseur, montant et devise. |
| Attestation d’importation | L’attestation d’importation est citée parmi les justificatifs servant de base à l’apurement selon l’article 7. | Importateur et intermédiaire agréé selon le circuit documentaire applicable. | Référence de l’attestation et rattachement à l’opération importée. |
| Avis de débit | L’intermédiaire agréé classe l’avis de débit relatif au règlement dans le dossier de domiciliation après le règlement intégral. | Intermédiaire agréé ; l’importateur peut conserver une copie ou une référence. | Date, montant débité, devise et référence du règlement. |
| Message financier SWIFT ou document équivalent | L’intermédiaire agréé classe une copie du message de règlement, ou un document équivalent attestant la livraison des devises. | Intermédiaire agréé ; l’importateur peut conserver la preuve communiquée. | Référence du message financier ou du document équivalent. |
| Numéro de domiciliation et date d’apurement | Ces références permettent de relier l’opération au dossier apuré par l’intermédiaire agréé. | Intermédiaire agréé et importateur pour son suivi interne. | Numéro du dossier, mention « apuré » et date d’apurement. |
Cas d’un fournisseur hors UEMOA
Le fait de payer un fournisseur situé en Chine, en Turquie, en Europe, en Inde, aux Émirats arabes unis ou aux États-Unis ne modifie pas la règle de conservation applicable au dossier domicilié dans l’UEMOA. Au mois d’août 2026, l’article 7 de l’Instruction BCEAO n°02-07-2025/RFE rattache cette conservation à l’intermédiaire agréé domiciliataire, non au pays du fournisseur.
Le corridor de paiement peut en revanche modifier les coordonnées bancaires, la devise du règlement ou les documents opérationnels demandés. BankiPay permet de préparer un paiement fournisseur selon les informations demandées pour le corridor concerné ; l’intermédiaire agréé reste compétent pour les exigences de domiciliation et d’apurement applicables dans l’UEMOA.
Comment organiser les archives internes d’une PME importatrice sans confondre les obligations ?
Une PME importatrice de l’UEMOA peut classer ses copies par opération afin de retrouver une commande, un règlement et les documents d’importation associés. Cet archivage interne complète le dossier réglementaire conservé dix ans par l’intermédiaire agréé domiciliataire ; il ne le remplace pas.
Constituer un dossier interne cohérent par opération
Un dossier interne peut suivre l’ordre concret de l’opération : commande ou contrat, facture proforma, facture finale, documents d’importation disponibles, preuve de paiement fournisseur et échanges utiles sur une modification, une livraison ou une annulation. L’objectif est de pouvoir relier chaque pièce à la même importation, sans recréer après coup une chronologie incertaine.
- Ouvrez un répertoire interne par importation et attribuez-lui une référence commerciale stable.
- Classez les factures et documents d’importation avec la référence fournisseur, le montant et la devise.
- Ajoutez l’avis de débit, la preuve de règlement disponible et les références du paiement fournisseur.
- Inscrivez le numéro de domiciliation communiqué par l’intermédiaire agréé.
- Conservez la date d’apurement lorsqu’elle est communiquée par l’intermédiaire agréé.
Associer la domiciliation, le paiement et l’apurement
Le numéro de domiciliation, la référence du paiement fournisseur et la date d’apurement sont trois repères distincts. Dans l’UEMOA, au mois d’août 2026, la date d’apurement correspond à la mention portée par l’intermédiaire agréé après le règlement intégral et le contrôle documentaire prévu par l’article 7 de l’Instruction BCEAO n°02-07-2025/RFE.
Chez BankiPay, nous vous conseillons de transmettre à notre équipe conformité les informations demandées pour le paiement fournisseur de manière cohérente avec votre dossier commercial. Cette préparation ne préjuge ni de l’acceptation du dossier, ni du contrôle de change applicable, ni de l’appréciation de la banque domiciliataire.
Vérifier les exigences applicables au cas de l’entreprise
Les obligations comptables, fiscales, douanières ou documentaires qui pèsent directement sur une entreprise peuvent dépendre de son État membre de l’UEMOA et de son activité. Pour déterminer les exigences applicables à votre situation, rapprochez-vous de votre banque domiciliataire, de la Direction générale des Douanes de votre pays et de la Structure chargée des Finances Extérieures compétente.
Le Règlement n°06/2024 UEMOA : ce qui change pour les importateurs apporte un contexte complémentaire sur le cadre des relations financières extérieures de l’UEMOA. Notre article sur le paiement et le dédouanement au Sénégal aide aussi à structurer un dossier d’importation cohérent, sans se substituer aux autorités compétentes.
Que faire si une pièce manque ou si une importation a été annulée ?
Dans l’UEMOA, une pièce manquante ou une importation annulée doit être traitée avec l’intermédiaire agréé domiciliataire et selon la réglementation des changes applicable. L’archivage interne facilite la recherche d’informations, mais il ne régularise pas à lui seul un dossier de domiciliation incomplet ou une opération annulée.
Demander les documents ou références disponibles
Lorsqu’une entreprise ne retrouve plus une facture, un avis de débit, une preuve de règlement ou une référence de domiciliation, elle peut demander à l’intermédiaire agréé les documents ou références disponibles dans le dossier traité. La demande doit identifier l’opération avec suffisamment d’éléments : fournisseur, montant, devise, période, numéro de domiciliation ou référence de règlement lorsqu’ils sont connus.
Notre équipe peut vous aider à rassembler les informations liées à un paiement traité par BankiPay, dans la limite des éléments disponibles et des vérifications de conformité applicables. La conservation réglementaire du dossier de domiciliation et son éventuelle communication aux autorités relèvent toutefois de l’intermédiaire agréé domiciliataire dans l’UEMOA.
Annulation d’une importation : la rétrocession des devises relève d’un cadre distinct
En cas d’annulation d’une opération d’importation de biens ou de services dans l’UEMOA, l’article 8 de l’Instruction BCEAO n°02-07-2025/RFE du 7 juillet 2025 prévoit que l’importateur rétrocède sans délai les devises à l’intermédiaire agréé. Lorsque le transfert a bénéficié d’une couverture de la BCEAO, l’intermédiaire agréé procède sans délai à la rétrocession des devises correspondantes à la BCEAO.
Cette règle de rétrocession est distincte de la conservation des dossiers prévue à l’article 7. Elle doit être examinée avec l’intermédiaire agréé et, si nécessaire, avec la Structure chargée des Finances Extérieures compétente dans l’État membre de l’UEMOA concerné.
Pourquoi l’archivage ne remplace pas une régularisation
Conserver une facture ou une preuve de paiement ne dispense pas l’importateur des formalités applicables à une importation domiciliée dans l’UEMOA. Un dossier interne sert à documenter l’opération ; il ne remplace ni l’apurement effectué par l’intermédiaire agréé, ni une action requise en cas d’annulation, ni un contrôle des autorités compétentes.
Pour préparer un paiement fournisseur, nous vous invitons à vérifier si votre pays est couvert et à réunir les pièces demandées par votre intermédiaire agréé.
En résumé
- Dans l’UEMOA, la conservation pendant dix ans du dossier de domiciliation incombe à l’intermédiaire agréé domiciliataire.
- L’apurement intervient après le règlement intégral de l’importation et l’examen des pièces justificatives exigées.
- L’importateur gagne à conserver ses propres copies commerciales, douanières et de paiement, sans confondre cet archivage interne avec l’obligation réglementaire de l’intermédiaire agréé.
Cet article présente une information générale à jour en août 2026. Il ne constitue ni un conseil juridique, ni un conseil fiscal, ni un conseil en investissement. La réglementation des changes et les obligations déclaratives varient selon les pays et évoluent. Pour votre situation, rapprochez-vous de votre banque domiciliataire et de l’autorité compétente de votre pays.